Важная информация по тахографам и МЧД

Под МЧД подразумевается цифровой документ, заверенный ЭЦП руководителя компании, который служит официальным подтверждением полномочий работника. Благодаря ей конкретный специалист получает право выступать от лица организации в системе ФБУ «Росавтотранс»: готовить документацию для карты предприятия, подавать заявления и задействоваться в процедурах запуска тахографического оборудования и модуля СКЗИ. При активации в блок СКЗИ записывается сертификат электронной подписи этого человека, которым тахограф защищает и подтверждает регистрируемые данные.

Если МЧД закончилась, отозвана или сотрудник уволился, сервис ФБУ «Росавтотранс» может показать: «Нет действующей активизации». Это не всегда означает поломку тахографа или блока СКЗИ — оборудование может быть исправно и поверено. Проблема связана с отсутствием действующих полномочий лица, на которое оформлена активизация.

Что делать

• При окончании срока МЧД — заранее оформить или перевыпустить новую МЧД.

• При увольнении сотрудника — отозвать его МЧД, назначить нового ответственного и оформить новую МЧД на него.

• Если тахограф активирован на физлицо без МЧД, а автомобиль принадлежит юрлицу, — оформить МЧД именно на это физлицо. До этого в проверке ФБУ может сохраняться статус «Нет действующей активизации».

• Если физлицо, на которое активирован блок, уволилось, новая МЧД на другого сотрудника не изменит сертификат, уже записанный в блоке. В таком случае для полного исправления статуса может потребоваться замена блока СКЗИ и новая активизация на действующее уполномоченное лицо.

МЧД оформляется в личном кабинете АИС ТК ФБУ «Росавтотранс»: её создают, подписывают КЭП руководителя и направляют на учёт. После проверки она должна иметь статус «Действующая».

Активация тахографа и МЧД

Если транспортное средство принадлежит юридическому лицу или ИП, активация тахографа с блоком СКЗИ должна выполняться на уполномоченное физическое лицо — руководителя либо сотрудника, который действует от имени организации по машиночитаемой доверенности (МЧД).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный аналог бумажной доверенности, подписанный с использованием квалифицированной подписи начальника. Благодаря ей конкретный специалист получает право выступать от лица организации в системе ФБУ «Росавтотранс»: готовить документацию для карты предприятия, подавать заявления и задействоваться в процедурах запуска тахографического оборудования и модуля СКЗИ.

При активизации в блок СКЗИ записывается сертификат электронной подписи конкретного физического лица — владельца ТС или уполномоченного представителя организации. В дальнейшем тахограф автоматически фиксирует сведения о работе автомобиля, а блок СКЗИ криптографически подтверждает и защищает эти данные от изменения.

Почему требуется действующая МЧД

Для юридического лица важно, чтобы лицо, указанное при активации, имело действующие полномочия представлять компанию. Именно это подтверждает МЧД.

На портале АИС ТК ФБУ «Росавтотранс» можно увидеть все выданные МЧД, их сроки, статусы, а также выполнить необходимые действия: создать новую МЧД, перевыпустить её или отозвать. Помимо этого, личный кабинет аккумулирует данные о транспортных средствах, поданных заявках на активацию, модулях СКЗИ, а также содержит перечень лиц, несущих ответственность за функционирование тахографов.[5]

Если срок действия МЧД завершен, она была аннулирована или потеряла юридическую силу для сотрудника, система проверки оснащенности ТС может выдать уведомление «Нет действующей активизации». Важно понимать: такая надпись вовсе не свидетельствует о технической неполадке тахографа, выходе из строя блока СКЗИ или истечении срока их метрологической поверки. Данное сообщение указывает на то, что у лица, на которого выполнена активация, отсутствует актуальное документальное подтверждение прав.

Как оформить МЧД

Для начала работы с доверенностями компания должна предварительно создать учетную запись в личном кабинете системы АИС ТК ФБУ «Росавтотранс».

Далее нужно выполнить следующие действия:

• Авторизоваться в личном кабинете компании и перейти в раздел, посвященный машиночитаемым доверенностям.

• Инициировать создание (либо загрузку) новой МЧД, нажав соответствующую кнопку.

• Внести информацию о самой организации, ее руководителе, а также о сотруднике, который наделяется статусом представителя.

• Сформировать сам файл доверенности и приложить к нему заявление о постановке на учет.

• Заверить оба документа усиленной цифровой подписью руководителя (или иного уполномоченного лица), которое официально представляет интересы компании без необходимости предоставления бумажной доверенности.

• Загрузить подписанные файлы на проверку через личный кабинет.

• Дождаться, пока МЧД будет учтена ФБУ «Росавтотранс» и получит статус «Действующая».

Только после этого сотрудник может корректно действовать от имени организации в процедурах, для которых требуется МЧД.

Если срок МЧД заканчивается

МЧД имеет срок действия. Его необходимо контролировать заранее, не дожидаясь, пока в сервисе проверки появится сообщение об отсутствии действующей активизации.

До окончания срока МЧД рекомендуется:

• Оформить новую МЧД или перевыпустить действующую на того же сотрудника, если он продолжает быть ответственным.

• Проверить, что новая МЧД учтена в АИС ТК и имеет статус «Действующая».

• Проверить сведения в личном кабинете: сроки МЧД, список ответственных лиц и данные по каждому ТС с тахографом.

Важно понимать: новая МЧД создаёт действующие полномочия сотрудника, но не меняет задним числом сведения и сертификат, которые были записаны в ранее активированный блок СКЗИ. Поэтому вопрос дальнейших действий по конкретному автомобилю необходимо оценивать по данным АИС ТК и статусу, отображаемому в сервисе ФБУ.

Если сотрудник уволился

При увольнении сотрудника, на которого была оформлена МЧД и активирован блок СКЗИ, организация должна сразу привести документы и доступы в порядок.

Необходимо:

1. Отозвать МЧД уволившегося сотрудника в личном кабинете АИС ТК.

2. Исключить его из перечня лиц, ответственных за эксплуатацию тахографов.

3. Закрыть ему доступ к личному кабинету, электронной подписи, рабочей почте и документам организации, если такие доступы предоставлялись.

4. Приказом назначить нового ответственного сотрудника.

5. Оформить и учесть новую МЧД на нового представителя.

6. Проверить статус каждого автомобиля на сервисе ФБУ «Росавтотранс».

7. Обратиться в тахографическую мастерскую для определения дальнейшей процедуры по каждому блоку СКЗИ, если портал показывает «Нет действующей активизации».

Увольнение не означает, что тахограф физически перестал работать: он может быть исправен, а поверка тахографа и блока СКЗИ — действующей. Однако в блоке остаётся сертификат, выпущенный на уже уволившееся физическое лицо. Новый сотрудник и новая МЧД не могут изменить сертификат, ранее записанный внутри действующего блока СКЗИ. Поэтому при необходимости привести активизацию в полное соответствие с актуальным представителем организации может потребоваться замена блока СКЗИ и активизация нового блока на действующее уполномоченное лицо.

Если активировали на физлицо без МЧД

Иногда тахограф активировали на физическое лицо без МЧД, хотя собственником транспортного средства является юридическое лицо. Тахограф активировали на физическое лицо без МЧД, хотя собственником транспортного средства

Что проверить перед техосмотром

Перед прохождением технического осмотра рекомендуем заранее проверить автомобиль через сервис ФБУ «Росавтотранс» по VIN и государственному номеру.

Необходимо убедиться, что:

• Отображается статус «Есть действующая активизация».

• МЧД лица, указанного при активации, действует.

• Это лицо продолжает работать в организации и имеет полномочия.

• Поверка тахографа и поверка блока СКЗИ не закончились.

• В системе корректно указаны VIN, госномер и сведения о транспортном средстве.

Если отображается «Нет действующей активизации», лучше не откладывать обращение в специализированную тахографическую мастерскую: причина может быть в истёкшей/отозванной МЧД, увольнении представителя или отсутствии МЧД у лица, на которое ранее была выполнена активация.